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Transformación – Planificación Global

Un hito muy importante

Uno de nuestros Clientes se encuentra en pleno proceso de transformación a un nuevo modelo de organización y de trabajo de los equipos. El pasado martes 7 de febrero hemos cumplido un hito muy importante realizando la primera sesión de planificación global. Hemos creado un plan de entrega de producto para los próximos 5 sprints.

Profesionales de Izada y de Enciende la luz hemos estado trabajando de forma conjunta desde hace tiempo, apoyándole en ese proceso desde diferentes niveles de la organización: Dirección, mandos intermedios y Product Owners.

La propuesta de realizar una sesión de planificación a 5 sprints vista la realizamos hace unas semanas a la Dirección, con el objetivo de empezar a coser la relación entre la tecnología y el negocio y las capas Táctica (mirada de medio plazo) y Operativa (mirada de corto plazo).

 

La preparación

Arrancamos un par de líneas de trabajo para preparar este momento: Dirección (Comité de Dirección y mandos intermedios) y Product Owners.

Dirección y mandos intermedios

Tras realizar la propuesta a nuestro sponsor, preparamos una sesión de comunicación y contraste con el Comité de Dirección, que se subió rápidamente al tren. Al fin y al cabo, esta propuesta gira en torno a la conexión de las capas de Estrategia, Táctica y Operativa de la compañía mediante la creación de nuevos espacios formales y periódicos que dieran una nueva oportunidad al entendimiento y la confluencia de miradas.

Trabajamos mucho la agenda de la sesión para facilitar que la Dirección de la compañía estuviera presente en la máxima cantidad de momentos posibles, dada la agenda de cada uno y la proximidad de la sesión inicial.

Product Owners

Realizamos un trabajo de preparación de la sesión con los Product Owner, para tener garantías que fuera útil para ellos:

  • Revisión del Product Backlog de cada equipo para establecer entregables que, a través de una o más historias de usuario, aportaran valor al producto que están construyendo.
  • Revisión con el Equipo Scrum al completo de esos entregables para dotarles de viabilidad técnica a cada uno de ellos.
  • Detección temprana de posibles dependencias con otros equipos o áreas.
  • Realizar una lista de personas a invitar, con capacidad de decisión, necesarias para llegar a acuerdos sobre las necesidades que debe cubrir el producto, sobre la priorización de los entregables, y sobre cuándo se podrían resolver las dependencias.

A los Product Owner les ha supuesto un esfuerzo adicional a su día a día, al ser la primera vez que se enfrentaban a algo así, pero que les ha sido muy útil posteriormente durante la sesión.

Planificación en iterativo e incremental

Planteamos la sesión con una aproximación iterativa e incremental, que nos fuera permitiendo en cada iteración tener un plan más detallado, pero siempre trabajar con un plan completo. Además de los Equipos Scrum, asistieron Stakeholders y representantes de los equipos y áreas con las que se habían detectado depencias.

La sesión transcurrió durante 4 horas, con el siguiente formato:

  • 4 Iteraciones de 1 hora de duración cada una
  • En la primera iteración les pedimos que establecieran el plan de entregas que les gustaría tener.
  • En la segunda debían incluir un segundo nivel de detalle, identificando las dependencias.
  • En la tercera y cuartas, debían negociar la resolución de las dependencias y revisar el plan en base al resultado de esa negociación.
  • Tras cada iteración el Product Owner, o quien designara el equipo, compartía el plan actualizado con los demás.
  • Y por último, en el cierre de la sesión los P.O. informarían a los stakeholdes y grupos de interés del plan completo.

La preparación previa por parte de los P.O. y la asistencia de terceros, provocaron que tras la tercera iteración tuviéramos un plan completo, dónde estaba reflejado el plan de entregas, y las dependencias y el compromiso de resolución de las mismas. Así que revisamos el plan inicial y acortamos 1 hora. Ésta es una ventaja de la aproximación iterativa e incremental que tanto nos gusta en Enciende la Luz.

Aquí podéis ver uno de los puntos de control de la sesión

Conclusiones

La realización de este primer P.I. ha permitido a nuestro Cliente empezar a mejorar la relación entre Negocio y Tecnología, y establecer los primeros acuerdos conjuntos entre equipos Scrum y stakeholders sobre plan de entregas en los próximos 5 sprints.

El éxito de la sesión vino determinado por varios factores:

  • El apoyo por parte de la Dirección y mandos intermedios
  • La asistencia de las personas necesarias para la toma de decisiones
  • La preparación previa con los Product Owner

Estos factores provocaron un alto nivel de involucración y participación por parte de todos los asitentes a la sesión, y facilitando que el resultado fuera satisfactorio para todos.

Nuestro equipo

De izquierda a derecha: Fernando Casado de Izada, Juanma Gómez y David González de Enciende la luz, y Enrique Mesa de Amaris. Nos falta en la foto Edu Cabrera, de Izada.

 

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