Simulando Kanban

Cuando se inicia el acompañamiento de un equipo, una de las primeras acciones es la formación sobre el método o metodología que se va a aplicar. Se introducen roles, eventos, artefactos, acuerdos, políticas, … de forma teórica, pero ¿es posible hacerlo de forma práctica?

Cuando somos pequeños una parte importante de nuestro aprendizaje ocurre mediante la experimentación. Buscamos todas las formas posibles de lograr nuestro objetivo hasta dar con aquella que lo consigue. Y fijamos ese aprendizaje para la siguiente vez que ocurra ese escenario.

Sin embargo, según crecemos el aprendizaje se va alejando de la experimentación y la práctica para volverse únicamente teórico. Nuestra mochila se llena de libros con multitud de contenidos que hay que aprender para pasar de curso. Para ello contamos casi en exclusiva de nuestra memoria y su capacidad para almacenar información.

Cuando llegamos a un equipo que lleva tiempo trabajando de la misma manera y queremos empezar a aplicar un método como Kanban, tenemos que dedicar tiempo a explicar políticas, eventos, roles, … Una colección de conceptos con la que creamos un lenguaje común, pero que en ese momento suena muy lejos de realidad. Para acercar el método y que puedan observar algunos beneficios, puedes servirte de simulaciones con las que experimentar con el equipo.

Las simulaciones te permiten recrear situaciones de forma rápida. Ante un cuello de botella, un fallo en el flujo de trabajo, la llegada de un elemento urgente, … puedes evaluar cómo se comporta el equipo. Es un entorno seguro donde las decisiones no afectan al producto, pero surgen conversaciones muy interesantes para reflexionar y afianzar conceptos.

Cómo crear un simulador Kanban

Identifica un flujo de trabajo que esté relacionado con el equipo.
De esta forma conseguirás que la experiencia sea mucho más real. Ajusta la cantidad de columnas al número de personas que participan en la simulación, de forma que tengas al menos una persona para cada columna.

Representa el flujo de trabajo.
Puede ser de forma física o virtual. En cualquier caso, tendremos a una persona trabajando en cada una de las columnas del flujo. En el formato físico puedes tener a cada persona sentada en un puesto y cada puesto representa una columna del flujo. En el caso de un panel virtual, se asigna cada persona a una columna escribiendo su nombre.

Crea la tarjeta “kanban” que se irá pasando por las columnas para completar el flujo de trabajo.
Deja espacio suficiente para añadir el resultado de los trabajos de cada columna.

Identifica en cada columna qué acción tiene que realizar.
Puedes elegir desde dibujar, escribir una palabra, contar el número de letras, encadenar palabras, … En el caso de simulaciones online puedes además añadir iconos, imágenes, … y todo aquello que se te ocurra para hacerlo atractivo.

Define la colección de elementos que el equipo tiene que crear.
Puedes hacerlo con un mazo de cartas, tirando un dado y asignando tipos de trabajo en función de la tirada, una colección de trabajos ya creada, … Estos serán los trabajos que se simularán durante la partida.

Define la duración de la simulación.
Con 5 minutos suele ser suficiente, pero dependerá de la cantidad de trabajos con los que cuente tu flujo de trabajo.

Antes de lanzarlo, consigue un grupo de personas de confianza que te ayuden a hacer los últimos ajustes.

Empieza la simulación

Dedica tiempo a explicar el funcionamiento y las normas. Es importante que todas las personas entiendan su rol y lo que tienen que hacer. Además, déjales tiempo para que experimenten el trabajo que se hace en su columna. Puedes hacer un trabajo de prueba para que identifiquen dónde están las dificultades.

Si tienes más personas que columnas en el flujo de trabajo, puedes utilizarlas de observadores para que una vez acabada la simulación, comenten qué han visto y cómo se ha comportado el sistema. A veces, cogemos a dos de esas personas y les pedimos que tomen tiempos cada vez que entra y sale un elemento del sistema. De esta forma explicamos conceptos como el Lead Time.

En la primera columna, en cuanto comienza la simulación, se escoge el primer trabajo. Puede ser tirando un dado, sacando una carta o sobre una colección de elementos que ya estén creados. A partir de ahí, se va pasando de columna en columna hasta llegar al final del flujo de trabajo.

En la primera simulación hacemos un sistema de empuje, donde en cada columna se trabaja para pasarle rápido el elemento a la siguiente. En las siguientes simulaciones establecemos un wip y convertimos el sistema en un sistema de arrastre. Hasta que no haya hueco en la siguiente columna, no se pasa el trabajo.

Una vez acabada la simulación, hacemos recuento de trabajos entregados, trabajos que están dentro del flujo, trabajos que se han completado pero con fallos, … Estos datos los utilizaremos para comparar el resultado de las simulaciones. Es importante que el equipo reflexiones no sólo sobre la velocidad con la que se consiguen los trabajos entregados o la cantidad, sino también sobre la cantidad de desperdicio de cada una de las simulaciones o la calidad con la que llegan los elementos.

 

En el mercado existen soluciones como Featureban, Kanban Flow Simulator, KanbanSim, … con las que realizar las simulaciones de forma online. Pero si quieres personalizar la simulación, basta con un tablero de Miro con el que crear una tarjeta atractiva para los participantes y diseñar un flujo de trabajo fácilmente reconocible para ellos.

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