Productividad personal y Kanban

En octubre de 2017 participé en la tercera edición de “UpdateRRHH1, un evento organizado por la Asociación Centro que reúne a los primeros espadas del mundo de Recursos Humanos. Me invitaron a dar una conferencia sobre “Kanban y productividad personal”. ¿Qué tienen en común? Sencillo. Los valores y principios que rigen un sistema Kanban son perfectamente aplicables para aumentar nuestra productividad personal, entre las que rescato tres principales:

  • Eficiencia de flujo.
  • Atención de peticiones en función de su importancia.
  • Limitar el trabajo en progreso.

Eficiencia de flujo

Recuerdo cuando leí “This is Lean2 tras asistir a una conferencia de Jaume Jornet. Este libro, entre otros temas, gira en torno a la paradoja que existe entre dos conceptos de eficiencia:

  • La eficiencia de uso de los recursos productivos.
  • La eficiencia de flujo.

La primera actúa buscando aumentar, hasta el máximo, el uso que hacemos de los recursos productivos de que disponemos. Hablando de personal, conseguir que todo el mundo esté ocupado siempre. En términos personales, hablaríamos de “soy eficiente cuando no paro de hacer cosas“, independientemente del impacto que tenga todo eso que hacemos. Sin embargo, cuando hablamos de eficiencia de flujo el foco reside en dar las respuestas más rápidas. Esto es, en que una petición pase el menor tiempo posible en nuestro flujo de trabajo.

¿Dónde está la paradoja?!“, te preguntarás. Son aproximaciones excluyentes. Perseguir la eficiencia de flujo conlleva, en algunos casos, a tener holgura en la cantidad de recursos puestos en juego en favor de conseguir flexibilidad y absorción de la variabilidad ineherente al trabajo.

Atención de peticiones en función de su importancia

Una vez que estamos orientados a flujo, el siguiente paso es ordenar la demanda. Para ello, segmentaremos las diferentes naturalezas de peticiones que tenemos. En el ámbito personal, no damos la misma prioridad a los temas de trabajo que a los temas familiares o a los temas con amigos. Todos segmentamos. Ahora, ¿qué criterios usas tú para elegir a qué atiendes? Esos criterios marcan una política de atención. A esa política sería bueno añadir qué tiempo tenemos para atender cada tipología de petición. Si me pide mi hijo que le ayude con los deberes de mañana, ¿puedo atenderlo pasado mañana? ¿Debo dejar algo empezado pero que es menos relevante o puedo terminar lo que tengo y atender a mi hijo después?

Limitar el trabajo en progreso

Una de las mayores fuentes de ineficiencia en el trabajo creativo es la multitarea. Intuitivamente tiene mucho sentido que, cuando algo se bloquee y necesite de apoyo externo, empiece con algo nuevo y vaya avanzando con otra cosa. Es un comportamiento muy natural cuando estamos orientados a eficiencia de recursos. Una cuenta básica nos permite entender que, cuantas más cosas tenga abiertas, más tardo en sacarlas adelante. Una adecuada limitación de temas que podemos tener abiertos nos empuja a resolver los atascos y mejorar nuestra forma de trabajar, además de acelerar el tiempo que tardamos en resolver nuestros compromisos.

One more thing…

Pero si hay algo que redunda en la calidad y eficiencia de nuestro trabajo es el adecuado aprovechamiento de nuestros recursos personales. Todo lo anterior vale de poco si nosotros estamos en malas condiciones. ¿Qué significa estar en malas condiciones?: ver el vaso medio vacío y una definición incompleta de productividad.

El vaso medio vacío

Hay días que estás lejos de sacar tu mejor versión. Puede ser porque no hayas tenido una buena noche, porque hoy tus ánimos no sean los mejores… Da igual la razón. Cuando estamos así es natural que pongamos foco en lo que no estamos siendo capaces de hacer, en lugar de observar y jugar con lo que sí somos capaces de hacer hoy. Si hoy estoy al 80%, me castigo porque me falta un 20% que sé que otros días tengo. En lugar de sacar brillo al 80% de mis posibilidades me frustro por ese 20% minoritario. Qué absurdo, ¿verdad?

Te propongo que cambies tu diálogo interno y compruebes la diferencia: en estos días que no estés al 100%, en lugar de preguntarte “¿Por qué no estoy al 100%? ¡Qué faena!“, te preguntes “¿Qué puedo hacer hoy con el 80% que tengo en marcha?“.

Qué es productivo y qué no

Recuerda la última vez que has tenido mucha carga de trabajo y te has quedado atascado. ¿Qué has hecho? ¿Seguir? La respuesta el 90% de las ocasiones es “Seguir“. ¿Por qué? Porque tengo mucho trabajo y porque, en mis creencias internas, hay una instalada que es muy peligrosa: esté como esté, siempre sacaré lo mejor de mí. Una de las maravillas que encuentro a las creencias es que son totalmente rabatibles, si queremos, claro. En Enciende la Luz tenemos un principio claro: lo importante es la calidad percibida por nuestros clientes del trabajo que desplegamos. Si alguien de nuestro equipo tiene que irse a dar un paseo para seguir adelante, se va a dar un paseo, al gimnasio, a hacer deporte o a tomarse una cocacola. No es parar para seguir, sino parar para seguir en las mejores condiciones. Preferimos estar 6 horas al 100% que 8 al 80% y maximizar la cantidad de tiempo que hacemos totalmente nuestro. Parar para seguir en las mejores condiciones.

Enlaces

[1] 3ª edición UpdateRRHH

[2] Modig, Niklas. This is Lean.

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