Muda in the office: Multiplica la eficiencia en tu trabajo

por | Jul 26, 2021 | Agile | 0 Comentarios

Probablemente si has entrado aquí es porque ya sabes que, en tu trabajo, podéis hacer las cosas mejor. Hoy te traigo algunos patrones que multiplicarán exponencialmente tus resultados y los de tus compañeros.

Muda en la oficina

Cuando hablamos de eficiencia tenemos que hablar de Lean. Lean es un método de gestión que busca maximizar la entrega de valor a nuestros clientes a la vez que minimizar los recursos que necesitamos para generar esa entrega de valor. Vamos, eficacia y eficiencia en su más pura esencia. Hasta ahora hemos conocido Lean Manufacturing (producción industrial), Lean Software Development (producción de software) y Lean Startup (modelos de negocio). Pero, ¿y si aplicaramos algunos principios Lean al trabajo de oficina? ¿Cómo podríamos trasladar lo que ya conocemos de otros ámbitos a nuestros cuarteles generales?

Uno de los principios Lean en términos de eficiencia reside en identificar todas aquellas cosas que hacemos y que no aportan valor real a los productos y servicios que ofrecemos. A esto le llamamos desperdidio, o muda en japonés.

En Enciende la Luz, de la mano de nuestro compañero Antonio Gálvez (People & Spaces Transformation Lead en Toyota España), hemos identificado un catálogo de patrones de ineficiencias (o desperdicios) que se repiten sistemáticamente en el trabajo de oficina. Trabajándolos conseguirás multiplicar la eficiencia en tu trabajo.

¿Qué es muda?

Muda, lo que tradicionalmente traducimos como desperdicio, hace referencia a todo ese trabajo que no añade ningún tipo de valor al producto o servicio que estamos poniendo a disposición de nuestros clientes, internos o externos. Aunque existen mudas que podemos eliminar, se dan otros que son necesarios. Con ellos, la estrategia será de minimización, pero nunca de eliminación. Vamos a verlo mejor con un ejemplo. Hoy tienes que elaborar un informe de estado financiero para el comité de dirección de tu empresa. Llegas a la oficina, te sientas en tu sitio y enciendes el ordenador. El tiempo que tarda en iniciar y estar disponible para su uso, ¿está aportando algo al informe? La respuesta clara es no. ¿Podemos reducir a cero ese tiempo? De nuevo, la respuesta es negativa. Lo que sí podemos hacer es buscar alternativas que reduzcan al mínimo ese tiempo de espera: no apagar el ordenador, conseguir un ordenador que arranque más rápido, cambiar el ordenador por un tablet…

Por tanto, cuando hablamos de desperdicio, diferenciamos entre el desperdicio que podemos eliminar por completo y el que es necesario asumir pero que podemos reducir.

Multiplica la eficiencia en tu trabajo eliminando muda

Ahorro de costes

Generar el mismo producto requiere menos recursos.

Mayor productividad general

Menos tiempo necesario para completar un trabajo.

Justo a tiempo

Equipamiento y suministros están disponibles justo cuando se necesitan.

Estandarización de procesos

Mejor aprovechamiento del conocimiento interno y mejora continua.

Incremento de la satisfacción del cliente

Mejores resultados (en tiempo y calidad) para nuestros clientes.

Mejoras en la comunicación y moral del equipo

Trabajar mejor es un motivador intrínseco del ser humano.

Diferentes tipos de muda en la oficina

Una vez que hemos centrado el contexto y entendemos un poco mejor el mundo de muda te preguntarás dónde está el jamón. A ver Juanma, céntrate y cuéntame de una vez cuáles son los desperdicios que habéis identificado. ¡Vamos a por ellos!

Muda de reuniones

Reuniones

Reuniones en las que no se toman decisiones.

Asistir a reuniones en las que ni aportas ni te aportan.

Reuniones en las que los participantes tienen que esperar por otros participantes.

Asistir a una reunión sin la preparacion necesaria.

Reuniones sin un objetivo y agenda explícito y claro.

Muda de información

Información

Guardar información relevante en mi cuaderno o cualquier otro medio no accesible a los demás.

Emails con múltiples destinatarios.

Mala organización en el almacenamiento digital.

Ausencia u obsolescencia de documentación relevante.

Uso de documentación como medio principal de comunicación.

Crear documentación ad-hoc sólo por el placer de reportar.

Muda tiempos de espera

Tiempos de espera

Parar tareas empezadas por dependencias con terceros no resueltas.

Personas bloqueadas debido a incidentes no resueltos (p.ej., problemas de conexión).

Personas bloqueadas o decisiones no tomadas por no tener acceso a información necesaria.

Muda de coordinación

Coordinación

Alineamiento entre diferentes personas, equipo y áreas para atender una petición.

Alineamiento entre diferentes personas, equipo y áreas para elaborar un plan.

Alineamiento entre diferentes personas, equipo y áreas para tomar una decisión.

Muda de heterogeneidad

Heterogeneidad de procesos y herramientas

Personas, equipos o áreas resuelven los mismos problemas de maneras totalmente diferentes.

Personas, equipos o áreas utilizan diferentes herramientas (o las mismas de maneras totalemente diferentes) para resolver el mismo problema (uso de Excel, Trello, Planner o Jira para seguimiento de proyectos).

Muda de rutina

Rutina

Las cosas se resuelven siempre de la misma forma sin preguntarnos si realmente existe una posibilidad mejor.

Trabajar sin holgura suficiente para revisar frecuentemente nuestros procesos y hacerlos más eficientes.

Muda de transporte

Transporte

Desplazamientos a la oficina.

Desplazamientos entre edificios para asistir a reuniones.

Envío de documentos.

Muda gestión de personas

Gestión de personal

Asignar responsabilidades a personas que no son competentes.

Mantener a las personas poco formadas.

Muda de automatización

Automatización

Realizar manualmente tareas o procedimientos que son repetitivos y periódicos (p.ej. reporting, gestión de nóminas…).

¡Ostras, me veo reflejado en algunos de ellos!

Muy probablemente cualquiera de nosotros vea reflejada su realidad en varios de estos mudas. No te preocupes por eso, es normal. En posteriores artículos te contaré qué algunas experiencias nuestras para reducir o eliminar estas fuentes de desperdicio.

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