Lean y Kanban
¿Qué es?

El Toyota Production System, data de los años 50 del siglo pasado. Es un complejo conjunto de principios y prácticas que han llevado a Toyota a convertirse en un líder mundial de la fabricación de vehículos. A partir de ese momento y en años sucesivos este va evolucionando para dar lugar a diferentes metodologías: Lean Manufactoring, Lean Software Development o el método Kanban.

¿Por qué LEAN?

El Toyota Production System supuso una revolución para los procesos industriales en la década de los 80 del siglo XX. Su aplicación en diferentes sectores industriales llevó a definir una nueva metodología donde se producía lo que se iba a vender, empleando los medios estrictamente necesarios.

En 1990, James Womak, Daniel T. Jones y Daniel Roos recogieron en su libro La máquina que cambió el mundo los principios de un nuevo sistema de producción, basado en la aplicación del Toyota Production System en diferentes industrias. Lo denominaron Lean Manufacturing. Aunque en un primer momento nació para la generación de productos, actualmente se aplica incluso en la prestación de servicios.

Lean Manufacturing se basa en producir maximizando el valor del producto y minimizando el desperdicio. Durante el proceso se optimizan los recursos para utilizar la mínima cantidad. Se considera desperdicio todo aquello que no genera un valor para el cliente: Sobreproducción, tiempo de espera de personas y máquinas, transporte innecesario de materiales, exceso de stock de material y componentes, movimiento innecesario de las personas, defectos de calidad, o no utilizar la creatividad de la gente.

Según eliminamos el desperdicio, la calidad aumenta, se reducen los tiempos de espera y disminuyen los costes de producción.

Beneficios de lean manufacturing

Si Lean se ha utilizado y se sigue utilizando en multitud de empresas es porque proporciona una serie de beneficios

!

Incremento de

PRODUCTIVIDAD

CALIDAD

VENTAS

VALOR DE EMPRESA

"

Disminución de

INVENTARIO

PLAZO DE ENTREGA

COSTES DE PRODUCCIÓN

El valor de kanban

Michael Porter definió en 1985 el concepto de Cadena de Valor en las empresas como el conjunto de actividades primarias o core business que permiten generar una ventaja competitiva y un aporte directo de valor al cliente. Para asegurar el correcto funcionamiento de estas actividades primarias, Porter describió también las actividades secundarias como todas aquellas que son necesarias para que la cadena de valor principal pueda funcionar: finanzas, recursos humanos, abastecimiento, etc.

Si miramos a la empresa de manera orgánica, podemos observar como tanto las actividades primarias como las secundarias por sí mismas no sirven para completar la propuesta de valor al cliente y, por tanto, la misión empresarial.

El Método Kanban se apoya en la teoría de Porter y se constituye como la mejor herramienta para conseguir eficiencia en el aporte de valor a clientes, implementando Lean en la conexión de las áreas de la empresa.

el método kanban

El Método Kanban se define como un método para definir, gestionar y mejorar servicios. ¿Cómo lo hace? Principalmente, haciendo visible lo que es invisible. Se sustenta sobre un conjunto de principios que no te resultarán nuevos: transparencia, equilibrio, colaboración, foco en el cliente, respeto…

Kanban, basándose en los postulados de Porter, entiende que cualquier empresa puede formularse como un conjunto de servicios, interconectados entre sí, que operan para generar propuestas de valor añadido para sus clientes.

¿QUÉ PODEMOS HACER POR TI?

En Enciende la Luz llevamos años modelando servicios y haciendo que brillen. ¿Qué pinta tiene un servicio brillante?:

El nivel de satisfacción con el servicio prestado es altísimo.

El servicio es monitorizado constantemente para verificar, sin ningún tipo de duda, su alto rendimiento.

Reducción al máximo del tiempo que tardamos en resolver el trabajo pendiente.

El equipo que presta el servicio sabe cómo organizarse en cada momento para cumplir siempre con las expectativas y los compromisos adquiridos.

El equipo es capaz de revisar y ajustar el servicio para acercarse, paso a paso, a la excelencia.

La palabra que mejor describe al equipo es Eficiencia.

Sabiendo que puedes obtener estos resultados, ¿qué hemos hecho en otros clientes para conseguirlo?:

Modelar servicios y definir su cadena de valor.

Diseñar un sistema de indicadores cuantitativos y cualitativos que nos permitan entender cómo rinde nuestro servicio y cómo se valora.

Diseñar un roadmap de despliegue de servicios excelentes.

Formar al equipo que presta el servicio para que sepa cómo sacarle todo el jugo mediante el Método Kanban y sus herramientas.

Acoplar equipos de servicio con otra tipología de equipos para acelerar los resultados del sistema completo.

Si has llegado hasta aquí es porque Kanban te puede ayudar a mejorar tus servicios. Anímate y ¡pregúntanos sin compromiso!

Principios del método Kanban

El método Kanban se apoya en tres ejes de principios: Principios directores, Principios de gestión de cambio y Principios de prestación efectiva de servicios.

principios directores

SOSTENIBILIDAD

Tiene que ver con una mirada interna. Buscamos un ritmo sostenible, evitando la sobrecarga y favoreciendo el flujo continuo de trabajo.

ORIENTACIÓN AL SERVICIO

Se trata de la mirada externa. Hablamos de rendimiento y satisfacción del cliente proporcionando los servicios que adecuados y que superan sus necesidades y expectativas.

SUPERVIVENCIA

Miramos al futuro. Hablamos de mantener activado un sentido de competitividad y adaptabilidad. Garantizamos que la organización vive y prospera en entornos cambiantes y de alta incertidumbre.

Principios de Gestión de Cambio

Empieza con lo que haces ahora

Empecemos por entender nuestro hoy respetando procesos, roles y personas.

>

Busca la mejora a través del cambio evolutivo

Introduce pequeños cambios de manera continua monitorizando su impacto en el resultado de nuestros servicios.

Fomenta el liderazgo

Todas las personas de la organización tienen información potencialmente útil y son potenciales motores de cambio.

Principios de Prestación Efectiva de Servicios

w

Entiende las necesidades y expectativas de tus clientes y pon foco en ellas.

Gestiona el trabajo y deja que las personas se auto-organicen alrededor de él.

Z

Evoluciona las políticas del servicio para incrementar la entrega de valor al negocio y a los clientes.

Las 6 prácticas del Método Kanban

Para manejar los sistemas Kanban, el método propone seis prácticas. Estas prácticas suponen ver cuál es la situación actual del proceso para mejorar de manera evolutiva.

1

Visualizar

En primer lugar, buscaremos la manera de hacer visible lo invisible, visualizando lo que está sucediendo actualmente. Normalmente se utiliza un panel o tablero dividido en columnas donde cada columna representa un paso del flujo. Los elementos de trabajo se representan mediante tarjetas donde se describe el trabajo. Lo realmente importante es que toda la información relevante del flujo y sus elementos de trabajo esté visible: compromisos, entregas, límites de trabajo en progreso, políticas, bloqueos, dependencias…

2

Limitar el trabajo en progreso

El sistema Kanban debe comportarse como un sistema pull, donde los trabajos se inician cuando el trabajo anterior ha finalizado. El trabajo no finalizado provoca desperdicio de tiempo, dinero y alarga el tiempo de entrega. Limitar y optimizar el trabajo en progreso es clave de éxito. Mejora el Lead Time, aumenta el Throughput y mejora la calidad final.

3

Gestionar el flujo

El objetivo del flujo de trabajo es maximizar la entrega de valor, minimizar los tiempos de entrega y ser predecible. Necesitamos gestionar los cuellos de botella y los bloqueos por dependencias. El retraso en los elementos de trabajo conlleva un coste, en función del tiempo y el ritmo al cual el valor cambia. 

En Kanban se definen 4 arquetipos para representar cómo el valor de los elementos de trabajo cambia en función del coste del retraso: 

    • Urgente: donde el impacto crece rápidamente desde que comienza el retraso.
    • Fecha fija: donde el impacto aumenta a una cota desde que se supera dicha fecha.
    • Estándar: el impacto crece progresivamente desde que comienza el retraso. 
    • Intangibles: el impacto se mantiene en niveles bajos.

Estos arquetipos pueden definir las clases de servicio, ayudando a ordenar el trabajo.

4

Hacer explícitas las políticas

Las políticas nos permiten definir el proceso más allá de la definición de un flujo de trabajo. Es recomendable que sean escasas, simples, estén bien definidas, visibles, que se apliquen siempre y sean fácilmente modificables. Para ajustarlas podemos realizar experimentos, que nos permitan evaluar las nuevas políticas para modificarlas o desecharlas si no producen el efecto esperado.

5

Implementar ciclos de retroalimentación

Si queremos que nuestro sistema mejore de forma evolutiva, necesitamos utilizar circuitos de retroalimentación o feedback. Esta mejora se produce en todas las áreas del proceso. Kanban define 7 oportunidades de retroalimentación. Revisión de la estrategia, Revisión de las operaciones, Reunión de realimentación y Reunión de Kanban son sólo algunas de ellas.

6

Mejorar de manera colaborativa

El método Kanban parte de la situación actual del sistema y desde ahí persigue una mejora continua e incremental. Es un método de mejora en el que no existe un final, ya que el cambio es constante. Utiliza un proceso evolutivo para permitir que ocurran dentro de la organización cambios beneficiosos.

Aplicando estas prácticas conseguirás aumentar la eficiencia de tus servicios. También puedes utilizar alguna de ellas para aumentar la potencia de otros marcos de trabajo como Scrum.  Incluso se puede usar Kanban dentro de una estrategia de Agile Product Management para la gestión del Agile Portfolio. 

STATIK: cómo implementar Kanban

STATIK, o Systems Thinking Approach to Introduce Kanban, es un modelo para introducir el método Kanban desde una perspectiva sistémica y enraizada en el propósito de la organización. Parte de entender la organización como un conjunto de servicios conectados que, como fin último, aportan un valor claro y diferencial.

STATIK se estructura en 8 pasos. Para poner en marcha STATIK previamente necesitamos identificar y listar los servicios de que se compone la organización o área objetivo. Una vez estructurados, los 8 pasos de STATIK se realizarán para cada uno de esos servicios. ¡Vamos a verlos!

Los 8 pasos de STATIK

u

Entender cuál es el valor que agrega el servicio al cliente.

¿Cuáles son los clientes del servicio? ¿Qué te piden? ¿Cuáles son sus expectativas?

Identificar las causas de insatisfacción del servicio actual

 ¿Cuáles de esas expectativas no están siendo atendidas adecuadamente? ¿Vienen de dentro de la organización o de fuera?

Analizar la demanda

¿Cómo nos llega el trabajo? ¿Cuáles son las entradas? ¿Con qué frecuencia nos llega? ¿Qué diferentes tipologías de peticiones tenemos actualmente?

Analizar nuestra capacidad de entrega actual

¿Cómo sale el trabajo de nuestro flujo? ¿Cuál es nuestro Lead Time? ¿Y nuestra eficiencia de flujo? ¿Cómo de predecibles y confiables somos?

l

Modelar el flujo del servicio

 ¿Cuáles son las actividades principales o primarias? ¿Qué secuencia siguen? ¿Qué actividades particulares necesita cada tipo de petición? ¿Qué colas necesitamos mantener para asegurar un flujo continuo de trabajo? Con esta información, tenemos la estructura básica de actividades.

Definimos las clases de servicio

¿Cómo vamos a decidir qué peticiones cuándo una petición es más urgente que otra? ¿Qué acuerdos de prestación de servicio tenemos actualmente en marcha? ¿Cómo están impactando las fuentes de insatisfacción o el riesgo de negocio en la manera en que atenderemos la demanda?

Modelamos el sistema Kanban

 Ahora es momento de trabajar en nuestro tablero, modelar y hacer explícitas las políticas que gobernarán el sistema y ponerlo en marcha.

w

Socializar el diseño y negociar su implementación

Como no vivimos aislados, es altamente recomendable explicar la nueva manera de funcionar y tomar temperatura de qué es posible accionar hoy y qué es recomendable que espere un poco más.

¡conócenos sin compromiso!

Escríbenos y conoce nuestros servicios de consultoría y formación Agile para empresas. Hazlo antes que tus competidores. ¡Nosotros invitamos al café!

¡Síguenos en nuestras redes!

Icono ELL blanco transparente
Logo The Agile Program

Aceptarás nuestra política de cookies si continúas navegando.

ACEPTAR
Aviso de cookies