Kanban en tiempos de teletrabajo

Kanban hace visible lo invisible. Para ello se representa el flujo de trabajo de un servicio en un tablero donde se colocan los trabajos mediante una serie de políticas y acuerdos que establece el equipo. Esta representación nos permite además tomar métricas para inspeccionar y adaptar nuestro flujo.

A mediados del siglo XX, en Japón surgió el Toyota Production System (TPS) como un nuevo modelo para mejorar la producción de las fábricas de automóviles de la isla. Para ello, uno de los elementos que utilizaban para reflejar la demanda era un tablero físico donde se colocaban los trabajos pendientes en forma de tarjeta. En la tarjeta se indicaba
la información necesaria para completar el trabajo y su estado. El método Kanban es una actualización del TPS para gestionar el flujo de conocimiento en las organizaciones.

panel toyota kanban

© Toyota Motor Corporation

Sesenta años después, con la llegada de la pandemia los equipos han tenido que adaptarse a teletrabajar desde diferentes localizaciones y con ello tener un tablero físico se ha vuelto imposible. Pero, ¿qué ocurre con el tablero y la información que se mostraba en él? Te dejamos algunas claves que hemos recogido de los últimos meses teletrabajando:

  • Utiliza herramientas que te permitan representar el flujo y el estado de los trabajos. En el mercado tienes herramientas básicas para trabajar con tarjetas como Trello, Microsoft Planner o Miro, las cuales ya vienen por defecto con plantillas para Kanban. También puedes utilizar herramientas específicas como Kanbanize o Jira para la gestión de proyectos con Kanban que te permiten además obtener mucha más información como métricas y gráficos.

 

  • Continúa haciendo explícitas las políticas y acuerdos del equipo. Para una correcta interpretación del tablero necesitas que todo el mundo pueda acceder a las políticas. Localiza un lugar virtual que sea accesible por todas las personas interesadas. Tienes a tu disposición desde gestores documentales como Confluence, hasta herramientas mucho más sencillas como un documento compartido en la nube. Acuérdate de revisarlas de forma periódica junto al equipo y actualizarlas en función de los resultados que estáis obteniendo. Una práctica aplicada durante la pandemia en algunos tableros virtuales ha sido la de incluir columnas o filas con tarjetas informativas sobre el proceso y el trabajo o las políticas sobre el flujo. De esta forma se dispone de la información lo más cerca de donde se aplica, es decir sobre el tablero.

 

  • Sigue midiendo. Las métricas nos muestran cómo de efectivo es nuestro flujo y nos ayudan a localizar cuellos de botella. Por ello, si utilizas aplicaciones específicas seguro que te ofrecen un montón de datos o incluso gráficos como el Cumulative Flow Diagram ya implementados. Si has optado por herramientas más sencillas, tendrás que ir registrando los cambios de estado para poder obtener las métricas. Al igual que con el resto de información, debes encontrar el lugar donde publicarlas. Puedes utilizar desde un documento con las gráficas en la nube hasta crear un portal de métricas.

 

  • Mantén los eventos en cadencia y agendados con tiempo suficiente para que puedan asistir todas las personas interesadas. El teletrabajo está llenando las agendas de reuniones que antes sucedían en los pasillos o acercándose a la mesa de un compañero o compañera. Por ello, asegúrate de convocar con tiempo suficiente para que todas las personas necesarias asistan. En el caso de tener personas en diferentes husos horarios siempre puedes grabar la sesión y dejarla alojada en la nube a disposición de esas personas. Pueden dejarte en los comentarios aquellas dudas que hayan surgido.

Lo importante para utilizar Kanban en equipos en remoto es mantener siempre presente el objetivo de las prácticas y los eventos. El soporte sobre el que dispongas el tablero tiene que permitir al equipo mostrar el estado actual de los trabajos dentro del flujo y recoger información valiosa con la que mejorar el sistema.

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