EL uso de las métricas para saber nuestro nivel de incertidumbre

Scrum nos ayuda a manejar la incertidumbre. Pero ¿cómo sabemos que lo estamos consiguiendo? ¿Qué métricas pueden ayudarnos confirmar que tenemos bajo control la incertidumbre?

Scrum y la incertidumbre

En ocasiones el mercado al que se orienta nuestra organización tendrá un alto nivel de incertidumbre, o se verá obligada a manejarse en entornos de mucha variabilidad (como la situación actual de COVID-19). En esas situaciones Scrum nos ofrece un marco de trabajo simple con el que reducir, o al menos tener controlado, el nivel de incertidumbre.
Scrum es un marco sencillo de implementar, pero difícil de sacarle el máximo partido. Uno de nuestros clientes nos preguntó: ¿Cómo sabemos que Scrum está funcionando?

Ser predecible y adaptable

Nos pusimos manos a la obra, en conjunto con nuestro cliente, para entender primero qué preguntas queríamos responder. Definir una métrica o KPI objetivo sin tener claro primero a qué queremos dar respuesta nos llevará a tener información, interesante o no, pero que no responde a ninguna de las preguntas que tenemos.
Su mayor necesidad era explicar a la dirección de la compañía qué beneficio está aportando la transformación a Agile y justificar la inversión. Entre las preguntas que surgieron encontramos 2 que hacen referencia al manejo de la incertidumbre:

  • ¿Cómo de predecibles somos?
  • ¿Cómo de adaptables a las necesidades del negocio somos?

Nos encontramos con 2 tipos de incertidumbre diferentes, de las cuales queremos entender cómo está siendo nuestra evolución al tratar con ellas:

  • Ser predecible nos da entendimiento sobre lo que somos capaces de hacer de manera constante dentro de un periodo determinado. Por ejemplo un sprint de 2 semanas, o una planificación a 2 ó 3 meses.

Se trata de saber si estoy gestionando de manera adecuada la incertidumbre en el corto o medio plazo.

Me ayuda a visualizar si mi proceso Scrum me está permitiendo entregar de forma sistemática una cantidad estable de producto, adecuado a las necesidades de nuestros clientes.

  • Ser adaptable nos da entendimiento sobre nuestra capacidad para asumir las interrupciones o las variaciones de las necesidades del negocio, y ajustar nuestro plan de forma adecuada.

Se trata de saber si soy capaz de adaptar mi plan inicial a las nuevas necesidades que surgen en el día a día de la empresa.

Me ayuda a visualizar si mi proceso Scrum me está permitiendo adaptar la entrega sistemática a las nuevas necesidades de nuestros clientes.

 

¿Cuál es más importante?

Depende. Lo predecible y adaptable que somos como equipo Scrum van de la mano. Cuando ponemos foco en uno, penalizamos al otro. Cuanto más predecibles menos adaptables, y viceversa.

Cuánto más predecible,

  • más fiables serán mis proyecciones a futuro
  • podemos explicar a las capas superiores o las áreas de negocio, con una mayor fiabilidad, qué somos capaces de entregar y nuestro aporte de valor en el futuro
  • nuestras áreas de negocio tendrán más claro cuándo vamos a acometer y, por tanto, disponer de lo que necesitan

Ser predecible al 100% indica que entregamos de manera estable la misma cantidad de producto.

  • No dejamos un espacio en el que incorporar interrupciones, no se admiten, ya que desestabilizarían nuestra entrega
  • No tenemos un espacio para adaptarnos a los cambios

Cuánto más adaptable,

  • mejor será nuestra adecuación a las necesidades cambiantes de las áreas de negocio, más allá del plan que hayamos establecido
  • seremos más capaces de asumir las variaciones del mercado o las necesidades de los clientes, en un tiempo de entrega más ajustado al time-to-market que necesite la empresa

Ser adaptable al 100% indica que nuestra entrega de producto se orienta únicamente a las necesidades que van surgiendo.

  • No tenemos ningún un plan que nos permita predecir cuánto vamos a entregar en un periodo concreto
  • No dejamos espacio a la estabilidad

Lo relevante es encontrar el equilibrio adecuado para mi empresa entre ambos. En nuestro cliente empezamos con algo estándar, un 90% predecible y un 10% adaptable, que luego iremos revisando y adaptando en base a sus necesidades de negocio.

 

¿Cómo lo medimos?

Una vez sabíamos las preguntas, teníamos que definir métricas para dar una respuesta. Os dejamos algunas métricas de las que surgieron:

Predecible

  • La tendencia en la variación entre lo planificado y lo entregado
  • Tasa de interrupciones
  • Pregunta específica en la encuesta de satisfacción a las áreas de Negocio

Adaptable

  • Solicitudes de negocio no planificadas y aceptadas
  • Tasa de entrega de solicitudes no planificadas
  • Pregunta específica en la encuesta de satisfacción a las áreas de Negocio

 

Resumen

Igual de importante que una implementación adecuada de Scrum en nuestros equipos, es comprobar que la inversión que estamos haciendo (económica, tiempo, impacto en procesos internos, …), efectivamente está generando los beneficios que esperamos. El entendimiento de cómo evoluciona nuestra predictibilidad y adaptabilidad, y por tanto si estamos manejando adecuadamente la incertidumbre, nos ayuda a confirmar que vamos en el camino que queremos como organización.

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