El uso de Agile en un departamento de Legal

Agile como modelo puede aplicarse en diferentes áreas de la empresa. Hoy te contamos cómo aplicar Agile en el departamento Legal.
agile departamento legal

En general cuando oyes hablar de Agile, se asocia a Scrum como marco de trabajo y a las áreas de software de las empresas. Aunque cada vez se extiende más a otras áreas de las empresas, sigue costando visualizar su aplicación práctica en ámbitos diferentes al software, como por ejemplo Agile en un departamento Legal.

Lo cual no deja de ser curioso, puesto que áreas como marketing, o de comunicación, o de cualquier tipo de atención al cliente, está en su naturaleza el ser customer centric y tener como principal objetivo la satisfacción del cliente. En mi opinión, debería ser relativamente sencillo llevar los valores y principios Agile a éstas áreas.

Por otro lado, Agile es mucho más que Scrum. Scrum es sólo un marco de trabajo, que nos “asegura” una forma de implementar Agile. Ya sabes se puede ser Agile sin Scrum, pero no puede hacerse Scrum sin ser Agile.

En los clientes que hemos llevado Agile a un departamento de Legal, inicialmente la respuesta es común “Aquí eso no va a funcionar”. Aparte de ser lo que dicen (casi) todos los equipos o departamentos, si además han visto como se aplica Scrum en el área de software, tendrán una idea preconcebida de lo que es implementar Agile. Y en realidad, no les falta razón. A Scrum le cuesta encajar en ámbitos fuera del software. Lo que no saben aún es que Agile si encaja.

El trabajo un el departamento de Legal

El departamento de Legal de una empresa tiene parte del mismo espíritu que el área de software. Da servicio a todas las otras areas de la empresa, y por tanto, tiene muchos clientes internos a los que atender. En este caso además, no es habitual que haya un cliente externo; es un departamento orientado a atender las necesidades legales de la empresa, no de los clientes de la misma.

En casi cualquier empresa, Legal ofrecerá alguno de estos servicios al resto de áreas:

  • Revisión de contratos y acuerdos marco con clientes y proveedores
  • Cumplimiento de GDPR
  • Asesoramiento y asistencia legal a la empresa
  • Confidencialidad de la información
  • Auditorías internas
  • Cumplimiento de de normativa de competencia
  • Gestión poderes de firma
  • Marcas y patentes

Es un trabajo del que es complicado ver cuál es el producto que genera. Además su lead time, por la naturaleza del servicio, es largo; si aplicáramos Scrum sería complejo el plan para el sprint, y el sprint sería bastante largo para asegurar entregas de valor. Lo que sí estarás de acuerdo conmigo en que Legal cubre una necesidad importante de la empresa.

¿Qué hemos puesto en marcha?

Hemos aplicado elementos de Kanban, o un sistema Kanban completo. Así de simple y de complicado a la vez. Te pongo el ejemplo que hemos implementado en uno de nuestros clientes.

En este cliente hemos utilizado un Kanban muy simplificado, podemos decir en fase inicial, que busca sobre todo visualizar el trabajo y el aporte de valor del departamento de Legal. Mediante dos tableros, y algunas políticas sencillas visualizamos:

  • Visión estratégica del trabajo del área para todo el año fiscal
  • Visión operativa con el trabajo que día a día realizan para llegar a los objetivos marcados en el estratégico

Incorporamos además dos sesiones:

  • una semanal de planificación y alineamiento del estratégico con el operativo
  • una diaria para realizar un check del plan semanal

Y por último un sistema de priorización muy sencillo que se basa en MoSCoW, atendiendo al coste del retraso de cada trabajo.

Con estos elementos, que se ponen en funcionamiento en apenas 2 semanas, el área de Legal ha ganado en eficiencia, en colaboración, ha reducido el número de reuniones de reporte interno y externo, y tiene una visión más realista de su carga de trabajo y decide mejor como se organizan para afrontarlo.

Estamos evolucionando poco a poco a un sistema Kanban completo, cuando lleguemos os contamos.

Consíguelo de forma sencilla

Nuestra propuesta está inicialmente pensada para nuestros Clientes, y es perfectamente reproducible en cualquier departamento de Legal en una empresa o en cualquier área administrativa en una situación similar. Si quieres ponerlo en marcha o tienes cualquier pregunta que hacernos sobre tu caso, sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros, estaremos encantados de atenderte.

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En términos de agilidad, lo primero que se nos viene a la mente es “aporte de valor”. Es una expresión muy manida, con frases como “Con Scrum maximizamos el aporte de valor” o “Primero abordamos los elementos que aporten más valor”.

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