Eficiencia en el trabajo: ¿la estás utilizando bien?

Si estás leyendo este artículo es porque eres una persona a la que le preocupa ser eficiente y productivo. Y esa es una magnífica noticia. En el mundo nos hacen falta más personas como tú. Personas que se impliquen en hacer las cosas hoy mejor de lo que las hizo ayer. Hoy te contamos por qué algunos fans de la eficiencia están enfocando sus esfuerzos en la dirección equivocada y cómo solucionarlo. Este blog puede cambiar tu vida de aquí en adelante, vale sin pasarnos, pero prometemos que te dará una nueva visión de la eficiencia en el trabajo.

Antes de empezar, os dejamos un resumen en vídeo:

Eficiencia de recursos

Imagínate que hoy te has levantado con un dolor fuerte en un hombro. Algo que te imposibilita hacer tu vida normal. Vas al hospital más cercano para que te realicen un diagnóstico, te digan qué te pasa y te den un tratamiento.

Cuando llegas, ves a todo el personal muy ocupado: desde el área de admisión hasta el personal médico y de triaje. Empleas 20 minutos en pasar por admisión, otros 30 en el triaje y 3 horas hasta que te atienden. Después, a esperar otros 30 minutos hasta que te realizan una prueba que ha mandado el médico y otra hora y media hasta que te vuelve a ver y te da tu diagnóstico: tienes una contractura.

¿Con qué sensación te vas del hospital? ¿Con la satisfacción de que el personal ha trabajado mucho y sin parar o con la sensación de haber perdido 6 horas en que te digan que sólo tienes una contractura?

De manera natural e histórica decidimos que hemos sido muy eficientes o productivos cuando hemos trabajado mucho. Ese momento en el que volvemos a casa exhaustos pero con la satisfacción de haber dado la mejor versión de nosotros mismos. Sí, ese momento. Es la misma sensación que tenemos cuando compramos una impresora y la tenemos todo el día funcionando o cuando se construye una carretera y ves que tiene mucho tráfico. Lo primero que pensamos es “Qué dinero tan bien invertido”.

A este tipo de eficiencia se le conoce como “Eficiencia de recursos”. Nuestro objetivo es maximizar el uso de un recurso productivo. Y está fenomenal. Sólo que no nos vale para nada en términos de servicio al cliente.

 

Eficiencia de flujo

Volvamos de nuevo a tu despertar. Sí, ese despertar desagradable que nadie desea. Vas al hospital más cercano y, según entras, te atienden en admisión y toman nota de lo que te pasa. Automáticamente te pasan a un triaje para valorar la urgencia de tu problema. 

En 15 minutos hay un médico que te realiza una primera valoración. A continuación, un enfermero te lleva a realizar una prueba que necesita el médico. Según terminas la prueba, el médico vuelve a verte de inmediato y te entrega el diagnóstico. Han pasado 50 minutos desde que has llegado y ya te vas a casa.

A este tipo de eficiencia se le conoce como “Eficiencia de flujo”. Nuestro objetivo es reducir al máximo el tiempo que pasa un paciente en el hospital. En términos generales, hablamos de reducir el tiempo que una orden de trabajo permanece en el flujo operativo.

 

¿Cómo balancear?

No hay una eficiencia mejor que otra en términos absolutos. Lo interesante es entender bien qué nos aporta cada una y cómo podemos no elegir entre ambas, sino balancearlas de la mejor manera posible.

En nuestra opinión, la mejor alternativa es priorizar la eficiencia de flujo y complementarla con eficiencia de recursos. Es decir, en lugar de pensar en “Éste es el personal que tengo, voy a ponerlos a trabajar al máximo y lo que salga de ahí es lo mejor que puede salir”, pensar en “¿Cuál es el servicio que merecen mis clientes?” y encontrar el balance de recursos internos adecuado para hacerlo.

 

Dos claves que nos ayudan a mejorar la eficiencia en el trabajo y en nuestro día a día

Aunque parezcan poco intuitivas, hay dos claves que nos ayudan a ser mucho más eficientes:

Por un lado, la holgura. Tener el personal justo y tenerle sobrecargado de trabajo provoca que nuestro sistema esté siempre al borde del precipicio. La llegada de una orden nueva de trabajo puede provocar que el sistema colapse y la cadena se rompa. Piensa, por ejemplo, en una carretera. Si tiene mucho tráfico, en el momento en que alguien pisa un poco el freno ya se forma el famoso efecto acordeón y tenemos el lío montado, siendo mucho más probable que se produzca un accidente que afecte aún más al tráfico.

La segunda de las claves tiene que ver con la paralelización del trabajo. Cuantas menos cosas hagamos en paralelo, más rápido acabaremos cada una de ellas y, por tanto, seremos más eficientes de cara a nuestros clientes. La paralelización del trabajo es una de las principales fuentes de ineficiencias en las empresas. Pasar de una tarea sin terminar a otra para más tarde volver a la primera nos lleva a emplear tiempo en analizar dónde nos habíamos quedado y cómo continuar. Y este tiempo crece de manera exponencial en función del número de tareas en paralelo que acometemos. 

(Fuente: https://agilevelocity.com/lean-economics-101-parallel-development-is-killing-your-productivity/)

 

Minimizar tiempos y otras maneras de mejorar la eficiencia en el trabajo 

Ahora ya sabes que la mejor manera de implementar la eficiencia en el trabajo es minimizando el tiempo que alguien espera por tu trabajo. Ya sea un cliente o un compañero. Para ello, en lugar de abordar muchas tareas en paralelo, mantén abiertas sólo 1 ó 2 y termínalas rápido. Tus compañeros te lo agradecerán pronto.

Y recuerda, no te sobrecargues, déjate siempre algo de tiempo para esos imprevistos que surgen, para respirar e, incluso, para mejorar alguno de tus procesos.

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