Como implementar kanban de manera incremental

Para los equipos y empresas implementar Kanban les enfrenta a un cambio más pausado que Scrum. Pero al principio, incluso poner en marcha los conceptos básicos de Kanban, puede ser un dolor para las personas por falta de hábito. Desde Enciende la Luz planteamos un modelo incremental, que mitigue el arranque inicial.

Cuando se inicia una implementación del método Kanban, lo primero que hacemos es ver qué ocurre, visualizando y midiendo el trabajo actual, y a partir de ahí comenzar a introducir mejoras en el sistema. Para los que estamos habituados a utilizar Kanban, esto es pecata minuta; consideramos que es lo mínimo y que es algo sencillo de enternder e incorporar al día a día de cualquier persona.

La realidad es distinta. Sin generalizar, y asumiendo que hay otros factores que frenan la implementación de Kanban, en Enciende la Luz hemos observado que hay algunas preguntas importantes que debemos hacernos antes de iniciar: ¿Qué hábito tiene el equipo de revisar sus procesos internos ? ¿ Entienden que hay momentos en su trabajo que no son “productivos”? ¿Se les permite y/o se permiten tener ese espacio de introspección?

Si la respuesta a una de estas preguntas es NO, consideramos que hay un trabajo previo a implementar el método Kanban con toda su fuerza.

Kanban en incremental

En colaboración con uno de nuestros clientes hemos diseñado un modelo simple para utilizar Kanban como modelo estándar de gestión interna, de manera que vayan incorporando a su día a día los conceptos básicos necesarios para sacarle el máximo partido en el futuro. Haberlo diseñado en colaboración con un cliente nos ha ayudado a que otros clientes estuvieran dispuestos a utilizarlo, y nos ha permitido validar que, con mejoras, es un modelo que funciona bien con equipos de diferentes naturalezas e industrias.

Planteamos un arranque de Kanban en 3 fases:

    • Tablero de coordinación
    • Kanban Lite
    • Full Kanban

NIVEL 1: Tablero de coordinación

La primera fase es el Tablero de coordinación. Apoyándonos en las herramientas digitales que tenga la empresa (Planner, Trello, JIRA, …) trabajamos con el equipo para montar un tablero que les permita visualizar todo trabajo que realizan, les ayude a coordinarse internamente, y transparentar hacia afuera el trabajo en curso. Tras probar diferentes alternativas, nos ha funcionado muy bien utilizar dos tableros distintos: uno estratégico y otro operativo.

El tablero estratégico

Para estructurar una visión más estratégica del equipo de trabajo, diseñamos un tablero anual de entregas. Cada tarjeta es una iniciativa, proyecto o hito a entregar. Utilizamos una columna para cada mes del año fiscal. Cada tarjeta se coloca en el mes en que esperamos realizar la entrega. Aquí no buscamos monitorizar en qué estamos trabajando cada mes, sino orientar al equipo al delivery.

El tablero operativo

¿Cómo llevamos el grano más grande del tablero estratégico a un plano mucho más operativo? Pues con un tablero nuevo. Este tablero tiene la siguiente estructura:

La operativa ocurre entre las columnas BACKLOG SEMANAL y TERMINADO. Con las columnas 2 SEMANAS y 1 MES estructuramos las tareas de bajo nivel que están por llegar. Así, mantenemos visualización y planes a un mes vista.

OPCIONAL: Sesiones de planificación, revisión y ajuste

Siempre recomendamos, aunque sea opcional, incorporar una sesión de planificación semanal de trabajo y otra mensual. Con la sesión mensual revisamos y adaptamos el tablero estratégico, y con la sesión semanal el operativo. Este complemento permite al equipo introducir ciclos PDCA de dos niveles para manejarse con mayor seguridad, certidumbre y gestión de riesgos.

 

Con estas medidas conseguimos visualizar lo que ocurre de manera natural, que el equipo descubra cómo pararse a coordinar su día a día y entender que cuando llega algo fuera de plan es algo normal pero que tiene un impacto.

Y además reducimos el número de reuniones de reporte necesarias para que cualquiera entienda en qué está trabajando el equipo actualmente. Estos tableros hacen que sea más sencillo para los managers el seguimiento de qué está ocurriendo, y para los terceros que se relacionan con el equipo. Consiguiendo que sólo necesitemos hablar o aclarar detalles concretos.

NIVEL 2: Kanban Lite

La segunda fase es una implementación Lite de Kanban. Hemos seleccionado unos mínimos de las 6 prácticas de Kanban que permitan articular una buena práctica de Kanban y facilitar su introducción.

Empezamos a introducir las primeras métricas, las primeras sesiones formales de planificación y revisión periódicas, y formalizamos el rol del Service Delivery Manager. Cómo buscamos que entiendan por qué hacen lo que hacen, esas primeras métricas se calculan manualmente las primeras semanas, y posteriormente se automatizan. Con este paso, introducimos la importancia de hacer una planificación coordinada, de enfrentarla a la realidad del día a día, y a pararse periódicamente a hacer una revisión tanto de lo entregado como del proceso que siguen para entregar.

NIVEL 3: Full Kanban

Y por último Full Kanban. Introducimos el modelado de servicios, políticas de funcionamiento del sistema, todos los roles de Kanban, y montamos un sistema Kanban completo. Con los pasos anteriores, la transición a este último se produce casi de forma natural, a partir de las necesidades que le van surgiendo al propio equipo.
Tras la implantación de cada nivel, dejamos al equipo un tiempo de entre 1 y 2 meses para que asienten la práctica del nivel. Si conoces el Kanban Maturity Model verás que nuestro modelo está fuertemente inspirado en él: estructuramos el modelo de Kanban en niveles incrementales y trabajamos tanto las transiciones como la consolidación de niveles.

Sí, ¡quiero ser más eficiente en mi trabajo!

Si estás pensando en conseguir más con menos, con Kanban puedes multiplicar el nivel de eficiencia de tu equipo de trabajo. Nuestro modelo facilita el arranque y reduce la resistencia al cambio al realizarse de manera progresiva y consiguiendo que muchos de los cambios surjan de las propias necesidades del equipo. Ojalá este artículo te sirva. Si tienes cualquier pregunta que hacernos sólo tienes que ponerte en contacto con nosotros, estaremos encantados de atenderte.

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