Cómo facilito una retrospectiva si no soy Scrum Master

La retrospectiva da la oportunidad a los equipos de analizar su funcionamiento y establecer mejoras. Normalmente es un evento facilitado por el Scrum Master, sin embargo, puede hacerlo cualquier miembro del equipo. Aunque es un evento fundamental dentro de Scrum, también podemos utilizarlas fuera del marco para potenciar al equipo.

Si tu equipo no tiene un Scrum Master dedicado pero queréis entrar en dinámica de mejora continua mediante el uso de retrospectivas, cualquier persona del equipo puede facilitarlas. Incluso en la Guía de Scrum no hay nada que impida que un miembro del Equipo de Desarrollo las facilite. A continuación te dejo algunos consejos que nos han servido para que mantener el evento en las mejores condiciones:

1. Comienza viendo cómo es el evento

No es lo mismo que te cuenten cómo es una retrospectiva a que la vivas como participante. Por eso te invito a que busques a alguien con experiencia que pueda facilitar la primera retrospectiva del equipo. De esa forma, podrás descubrir en qué consiste este evento y cómo se facilita. También puedes ir como oyente a otras retrospectivas, pero siempre y cuando todas las personas que participen estén de acuerdo. La retrospectiva necesita de un ambiente de seguridad y apertura para tratar todos los temas que surjan y la presencia de alguien externo puede resultar perjudicial.

2. Diseña la siguiente sesión con tiempo

No lo dejes para 10 minutos antes de comenzar la sesión. Preparar con tiempo una retrospectiva asegura la calidad y ayuda a que el resultado sea satisfactorio para el equipo. Crea una plantilla para todas las sesiones. En ella puedes registrar las dinámicas, tiempos estimados, acciones de sesiones anteriores,… y toda información relevante que te sirva para preparar la sesión. Si además las utilizas para tomar notas sobre lo que ocurre en la sesión tendrás unas actas de las acciones de mejora continua del equipo a lo largo de su historia.

3. Piensa simple

Aunque si buscas un poco encontrarás muchas dinámicas diferentes para llevar a cabo en una retrospectiva, una conversación entre todos los miembros del equipo puede ser tu mejor aliada. Asegurate que todos los miembros del equipo toman la palabra y expresan su opinión. Puedes ayudarles registrando en un panel los puntos más importantes a modo de recordatorio para facilitar la toma de acciones. Si quieres utilizar dinámicas, dedica tiempo a entender qué tiene que ocurrir, cuál es el objetivo y cómo se facilita. Si lo tienes accesible, puedes pedir a un Scrum Master que te ayude a seleccionar alguna dinámica que puedas aplicar. Recuerda que las dinámicas que utilices sólo sirven para tener mejores conversaciones. Evita que tu retrospectiva se convierta únicamente en una colección de ejercicios inconexos.Puedes repetir las mismas dinámicas en varios eventos solamente cambiando la forma en la que la facilitas: en parejas, en grupo, individual, poner en común antes de comentar, comentar según ponen en común… En ocasiones te interesará hacer cambios de dinámica para sorprender al equipo y maximizar el impacto.

4. ¿Tema abierto o cerrado?

Desde la última retrospectiva seguro que han ocurrido muchas situaciones que el equipo necesita analizar para mejorar o corregir. Puedes llevar estas situaciones a la retrospectiva para crear acciones de mejora. En otras ocasiones, si no hay un tema relevante, puedes ayudar al equipo a hacer un repaso de lo ocurrido y, a partir de ahí, indagar sobre lo que más puede ayudar a mejorar al equipo. Otro punto interesante para tratar en una retrospectiva es actualizar los acuerdos de equipo, como el Definition of Done o el Definition of Ready. Según gana el equipo experiencia trabajando juntos hay que actualizarlos para adecuarlos a su nueva realidad.

5. ¿Facilitador o participante?

Si formas parte del equipo de desarrollo, además de facilitar, seguro que puedes aportar tu punto de vista en las conversaciones que surjan durante la sesión. Para ello es importante que hagas notar cuál es el rol que estás utilizando en cada caso. Si, por ejemplo, hay una conversación en la que quieres aportar, puedes pedirle a un compañero que limite tu intervención a un tiempo determinado. Una vez transcurrido ese tiempo, volverás a tu rol de facilitador. Aunque al principio puede parecer complicado, según vayáis cogiendo más práctica el equipo y tú os acostumbraréis a estas situaciones.

6. Recoge feedback de la sesión

Para poder mejorar como facilitador es importante que el equipo te de feedback de cómo se ha sentido en la sesión y qué les gustaría cambiar. Como ves, la inspección y adaptación no es solo para el producto, también te beneficiará para crecer como facilitador. Durante el inicio de la sesión, pide a tu equipo que ponga su atención en dos o tres elementos que para ti sean relevantes. ¿Quieres preguntarles después sobre tu capacidad de escucha? ¿Quizá sobre algún ejercicio concreto? Enúncialo al inicio y permite que las personas tomen la información necesaria para darte, al final, un feedback de calidad.

 

La retrospectiva es un evento muy potente pero necesita hacerse bien para maximizar su impacto. Estos consejos te ayudarán a comenzar a facilitar el evento. Una vez que cojas experiencia seguro que empiezas a darle tu toque personal a las sesiones. Lo importante es que sigan siendo de utilidad para el equipo y se mantenga como palanca de mejora continua.

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