Como establecer el limite de work in progress inicial en mi sistema kanban

La limitación del WIP es la herramienta más efectiva de Kanban para mejorar nuestra eficiencia de flujo. Os traemos algunas propuestas para establecer el valor inicial.

Kanban nos propone que empecemos a visualizar lo que ocurre en el momento actual. Simple y llanamente eso, visualiza el ahora. De esta forma hacemos visible lo invisible, hacemos que todo aquello que se hace por inercia, o por costumbre, o que se da por hecho dentro de nuestro proceso, sea visible para todo el mundo, y todos jueguen con las mismas reglas.

Una vez que tenemos nuestro sistema Kanban inicial, visualizando nuestro proceso y sus reglas, desde Enciende la Luz proponemos a nuestros clientes incorporar progresivamente 3 elementos básicos de las prácticas de Kanban:

  1. Incorporar métricas básicas de Kanban: Lead Time, Work in Progress (WIP), y Delivery Rate.
  2. Establecer una limitación del Work in Progress inicial.
  3. Habilitar las sesiones de Replenishment y Daily.

Posteriormente incorporamos más elementos para la gestión del flujo, retroalimentación y mejora continua, pero inicialmente buscamos crear nuevos hábitos y generar información objetiva de nuestro sistema Kanban.

¿Dónde solemos tener la mayor resistencia en los equipos o departamentos? Al limitar el WIP.

Limitar el WIP

En prácticamente todos los equipos o departamentos en los que hemos implementado Kanban hemos obtenido la misma respuesta (en todas sus variantes) a la propuesta de limitar el WIP: Imposible.

En gran medida esto ocurre porque su foco está en estar ocupados todo el tiempo, porque así “soy más eficiente y no tengo tiempos muertos”. Lo importante es que mi tiempo esté lleno de cosas que tengo que hacer, y luego en entregar cosas. Limitar el WIP nos empieza a llevar a la máxima de Kanban “Empieza a terminar, y termina de empezar”. Es decir, mi foco cambia a que lo más importante sea entregar lo antes posible, y luego encontrar el equilibrio para que haya pocos tiempos muertos. En otro momento entraré en el detalle de los beneficios de limitar el WIP, hoy quiero hablarte de otro tema.

Por fin conseguimos que acepten limitar el WIP, y entonces surge la misma pregunta ¿Cuál es el valor inicial del límite de WIP? Aquí tienes algunas propuestas:

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Número de Elementos

Establecer como Límite WIP el número de elementos que tengo ahora mismo dentro de mi sistema Kanban. El que sea.

Esto me lleva a que tenga que sí o sí terminar alguna tarea antes de poder iniciar una nueva. Además está alineado con la idea de Kanban de visualizar el ahora. Si en este momento tienes 32 tareas en curso, pues ese es tu Límite de WIP.

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Número de Personas

Establecer como Límite de WIP el número de personas del equipo multiplicado por 2, 3, 5, ó el número que consideres.

Puede ser un buen sistema cuando estés arrancando un equipo nuevo, que aún no tiene trabajo en curso. Suele ser aconsejable multiplicar por 2 ó 3, es medianamente exigente, y nos permite arrancar con margen para que haya tareas de diferentes naturalezas dentro de nuestro sistema Kanban.

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Lead Time

Si antes de establecer el Límite de WIP has estado midiendo el Lead Time de las tareas de tu sistema Kanban, nos acerca algo más a la realidad. Es un cálculo matemático sencillo, te lo cuento con un ejemplo:

Iteraciones de 2 semanas (10 días laborales)
Lead Time: 2 días
Límite WIP = Iteración / Lead Time → 10/2 = 5 de Límite de WIP

Según los datos recogidos, como equipo, somos capaces de entregar una tarea de media cada 2 días, así que en 10 días la previsión es que consiga entregar 5.

En este caso nos vemos afectados por la periodicidad en que incorporamos nuevos elementos al sistema Kanban. ¿Cuándo es menos interesante usar esta forma? Cuando la incorporación de tareas al sistema Kanban es continua, no hay iteraciones como tal.

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Delivery Rate

Si antes de establecer el Límite de WIP has estado midiendo el Delivery Rate por iteración de tu sistema Kanban, esta es la manera más sencilla de establecerlo. Simplemente calcula la media de Delivery Rate con las últimas iteraciones y ese es tu límite WIP.

Si de media en las últimas 5 iteraciones hemos entregado 13 tareas, pues ese es mi límite de WIP.

Son 4 propuestas básicas para tener un límite de WIP inicial, nada más. Lo importante es establecer uno, experimentar y medir, para realizar ajustes periódicamente hasta encontrar el más adecuado a nuestras necesidades y las de los clientes.

¿Otras ideas?

Estas son las nuestras, ¿Qué otras formas tienes de calcular el límite de WIP inicial? ¿O cuáles se te ocurren puede ser interesante experimentar? Déjanos tus ideas en los comentarios, o danos tu opinión sobre las nuestras.

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