¿Cómo definir Indicadores útiles para mis Equipos Scrum o Kanban?

En cualquier equipo Scrum o Kanban necesitarás indicadores que te ayuden a visualizar si estás consiguiendo tus objetivos. Sin esos indicadores estarás tomando decisiones a ciegas, sobre sensaciones y no sobre datos objetivos. Que tomes la decisión correcta o no, es casi una cuestión de suerte.

¿Qué es un KPI?

KPI es el acrónimo de Key Perfomance Indicator. En un lenguaje más coloquial es una métrica asociada principalmente a objetivos del negocio. Nos muestra en el momento actual cuál es el rendimiento de la empresa en un determinado ámbito.

Por naturaleza tiene que ser medible, cuantificable, específico, temporal y relevante. Nos tienen que ayudar en la toma de decisiones para la consecución de los objetivos de nuestra empresa.
Algunos ejemplos de KPI:

      • Ingresos y costes: ventas totales, ventas por producto, inversión en formación, …
      • Fidelización de cliente: tasa de retención, NPS, índice de satisfacción, …
      • Marketing digital: número de visitas a la web, tasa de conversión, …
      • Software: número de incidencias, lead time, tasa de entrega, …

KPI y OKR

Si buscamos la manera óptima de definir KPI, lo óptimo y recomendable es tener claros los objetivos del negocio, de la empresa, y entonces establecer KPI que nos ayuden a validar que estamos en el camino de conseguirlos.

Los KPI nos ofrecen una foto de la situación actual, pero no nos dicen a dónde queremos ir. Sólo nos dicen dónde estamos. Por este motivo muchas empresas utilizan el concepto de OKR para establecer las estrategias y objetivos de la empresa para un periodo determinado.

Los OKR, acrónimo de Objetive & Key Results, nos ayudan a definir el objetivo que buscamos alcanzar y cómo considero que voy a llegar a los objetivos.

      • Los Objetives son el Qué → Qué tenemos que lograr
      • Los Key Result son el Cómo → Cómo considero que voy a llegar al objetivo.

Un KPI vinculado a ese resultado clave me indica cómo mido mi acercamiento al objetivo. Veamos un ejemplo con un bar:

Objetivo: Apertura del bar con éxito
KR1: Ocupación del 55% el primer mes
KR2: Tener un 75% de recomendaciones positivas de los clientes
KR3: Aparecer en la publicidad de al menos 3 medios especializados

Los KR no son tareas, éstas se desprenden de los resultado que esperamos obtener. Y además ya están marcando cuales pueden ser algunos de nuestros KPI.

KPI sin Objetivo

¿Para qué me sirven los KPI si no tengo claros los objetivos? Puede ocurrir, por el motivo que sea, que no se conozcan o no estén definidos los objetivos. En este caso establecer KPI y medirles, nos permitirá, en un primer momento, conocer la situación de partida y cómo evoluciona según las acciones que vayamos realizando o poniendo en marcha. Con el tiempo, nos ayudarán a definir unos objetivos que puedan ser alcanzables con nuestra realidad.

Como ejemplo, en uno de nuestros clientes, empezamos a medir el Lead Time a nivel de Portfolio, para entender la capacidad de entregar valor al cliente, sin más. Una vez recogidas las mediciones de varios Sprints y ciclos Bimestrales, establecimos un Lead Time objetivo de 20 días laborales. Llegamos a un acuerdo que permitiera cubrir las necesidades del negocio y que a la vez fuera alcanzable por los equipos Scrum. A partir de ese momento, cada medición nos dice si estamos consiguiendo el objetivo o no.

Definir nuestros KPI

Muy bien pero ¿cómo hago para definir mis KPI? Te propongo hacerlo a través de una serie de preguntas, que te ayuden a establecer los indicadores claves de gestión adecuados a tu empresa:

  1. ¿Qué queremos medir?
  2. ¿Por qué medimos ese concepto?
  3. ¿Qué objetivo de negocio está asociado al indicador?
  4. ¿Es un factor clave para la empresa?
  5. ¿Quién se responsabiliza de su revisión?
  6. ¿Con qué periodicidad lo revisamos?

Con estas preguntas, más o menos complicadas de contestar según la información que dispongamos, buscamos indicadores que nos ayuden a confirmar que las acciones que vamos realizando:

      • son las más rentables
      • aumentan el grado de cumplimiento de los objetivos
      • validan nuestra visión estratégica

Te recomiendo que tengas de 2 a 3 indicadores por objetivo. No es necesario medir absolutamente todo, y con ese número, generalmente, tendremos información suficiente para la toma de decisiones.

Cuéntanos tu experiencia

Tanto si utilizas nuestra propuesta, como tu propio método, nos gustaría conocer tus experiencias al definir KPI para equipos Scrum o Kanban. Cuéntanos cómo lo haces en los comentarios.

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